Interne Richtlijnen voor Verlofaanvragen en Afwezigheden

Beste collega’s,
Door de groei van ons team tot 65+ medewerkers is het aanvragen en verwerken van verlof en afwezigheden een stuk complexer geworden dan voorheen. Om de planning vlot en correct te laten verlopen, vragen we met aandrang onderstaande richtlijnen strikt te volgen.

1. Aanvraag van verlof
• Mondelinge aanvragen of via andere kanalen worden niet aanvaard.
• Aanvraag dient te gebeuren 3 maanden voor de eerste verlofdag.
• Vermeld duidelijk: volledige naam en de gewenste verlofperiode aangeduid met de specifieke datums.
• Een verlofaanvraag gebeurt altijd in overleg tussen werknemer en werkgever.
• De aanvraag wordt nagekeken in functie van de planning. Pas na schriftelijke bevestiging is de verlofperiode geldig.
• Aparte regeling zomerverlof (15/juni tot 15/september) kijk punt 4
• Aparte regeling eindejaarperiode (15/december tot 15/januari) kijk punt 4
• Hou rekening met je beschikbare verlofdagen

2. Brugdagen
• Brugdagen (de dag tussen een feestdag en een weekend) worden niet automatisch toegekend. Ook al is de klant gedeeltelijke gesloten.
• Wie op een brugdag vrij wil nemen, moet dit expliciet aanvragen via dezelfde procedure als gewone verlofdagen.
• Een brugdag gaat van je jaarlijks verlof af. (hou hier rekening mee als je je jaarlijks verlof aanvraagt.

3. Culturele of Religieuze Feestdagen
• Ben je verbonden aan een cultuur of religie met specifieke feestdagen, dan dien je deze zelf tijdig aan te vragen via mail.
• We proberen hier zoveel mogelijk rekening mee te houden, maar we moeten er tegelijk over waken dat Car Beauty Center operationeel blijft. Het is niet mogelijk dat meerdere collega’s tegelijk afwezig zijn. Verlof op deze dagen is dus niet automatisch gegarandeerd, maar wordt bekeken in functie van de planning en bezetting.

4. Zomerperiode en eindejaar periode
• Voor de drukke zomermaanden (15 Juni t.e.m. 15 September) vragen we om je verlof ten laatste eind februari aan te vragen.
• Voor de drukke eindejaarperiode (15 december t.e.m. 15 januari) vragen we om je verlof ten laatste eind september aan te vragen
• Aanvragen worden bekeken in functie van de beschikbaarheid en planning. Pas na bevestiging is je verlof officieel goedgekeurd.

5. Doktersbezoeken & Tandartsafspraken
• Ook kortdurende afwezigheden, zoals medische afspraken, moeten op voorhand worden doorgegeven, liefst zo vroeg mogelijk en via de mail.

6. Verlof te laat aangevraagd.
We houden uiteraard zoveel mogelijk rekening met ieders verlofaanvraag, maar aanvragen die na februari binnenkomen zullen in de toekomst helaas niet meer gegarandeerd kunnen worden, omwille van de complexiteit van de planning.

Waarom deze richtlijnen?
Met meer dan +65 werknemers is het essentieel dat we tijdig en gestructureerd plannen. Alleen zo kunnen we een vlotte werking garanderen zonder extra druk op de aanwezige collega’s. We rekenen op ieders medewerking en danken jullie voor het begrip.